Phương pháp xây dựng Quy chế đánh giá hiệu suất công việc (KPIs)
Bộ BLLĐ 2019 không có quy định cụ thể nào bắt buộc DN phải xây dựng nội dung của Quy chế theo một khuôn mẫu nhất định mà điều này hoàn toàn phụ thuộc vào đặc thù hoạt động kinh doanh của từng DN. Vì vậy, để Quy chế được xây dựng đúng theo quy định của pháp luật, có hiệu lực thi hành, được áp dụng hiệu quả và có thể áp dụng các chế tài đối với các hành vi vi phạm khi cần thiết, DN cần lưu ý các nguyên tắc cụ thể sau đây khi xây dựng Quy chế:
- Phù hợp tính đặc thù của DN:
Quy chế cần phải được xây dựng phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của từng DN. Tùy thuộc vào đặc thù của hoạt động kinh doanh, lực lượng lao động, trình độ của NLĐ và hoàn cảnh cụ thể của từng DN mà Quy chế sẽ đưa ra mục tiêu phát triển của DN, từ đó NSDLĐ sẽ đề ra tiêu chuẩn của Quy chế là định tính hay định lượng cụ thể không chỉ cho từng phòng ban, đội, nhóm, đơn vị mà còn cụ thể đến từng vị trí, chức danh trong DN. Các chỉ số của Quy chế phải phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của DN và đồng thời cũng phải phù hợp và công bằng đối với tất cả NLĐ (trừ những trường hợp đặc biệt). NSDLĐ cũng cần lưu ý rằng, tùy vào đặc điểm hoạt động kinh doanh cụ thể mà DN sẽ có thể đề ra những tiêu chí đánh giá NLĐ khác nhau. Chẳng hạn, DN nào hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, bán hàng, thì tiêu chí hoàn thành công việc có thể sẽ nghiêng nhiều về những con số cụ thể để dễ dàng định lượng. Còn đối với những DN có đặc thù công việc mang tính chất định tính chẳng hạn như cung cấp dịch vụ thì các tiêu chí đánh giá trên có thể sẽ nghiêng nhiều về kết quả đạt được, khả năng xử lý công việc hay những phản hồi của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ do DN cung cấp. 2. Phải có bảng mô tả công việc
NSDLĐ nên lưu ý thiết kế bảng mô tả công việc không chỉ cho từng phòng, ban, đội nhóm, đơn vị mà còn phải cụ thể cho từng vị trí, chức danh trong sơ đồ tổ chức của DN. Bảng mô tả công việc thường được thiết kế và ký đồng thời với thời điểm giao kết HĐLĐ như là một phụ lục của HĐLĐ và là một phần không thể tách rời của HĐLĐ. Từ bảng mô tả công việc này, NSDLĐ sẽ có đủ cơ sở để đối chiếu các tiêu chí được quy định trong Quy chế.
- Lấy ý kiến của tập thể NLĐ
Quy chế sẽ được áp dụng nội bộ trong DN nên phải được lấy ý kiến của tập thể NLĐ theo quy định của pháp luật lao động. Cụ thể, DN phải thực hiện quy chế dân chủ tại nơi làm việc bằng cách tổ chức đối thoại với tập thể NLĐ để thảo luận và lấy ý kiến của tập thể NLĐ về các nội dung có trong Quy chế. Kết quả lấy ý kiến phải được lập bằng văn bản và trong đó có chỉ rõ việc NLĐ đồng ý với DN đối với nội dung của Quy chế;
- Tham khảo ý kiến của Tổ chức đại diện NLĐ tại DN
Trước khi ban hành Quy chế là yếu tố bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động làm căn cứ pháp lý cho việc Quy chế có hiệu lực áp dụng và có thể chế tài các hành vi vi phạm, đồng thời cũng thể hiện sự công khai, minh bạch và rõ ràng trong việc xây dựng Quy chế.
- Chế tài xử lý
Trong Quy chế cũng cần có điều khoản quy định về các biện pháp xử lý được áp dụng có liên quan đến các tình huống khi NLĐ không đạt được các chỉ số/kết quả như mong đợi trong Quy chế. Ví dụ, dựa vào chỉ số 100% công việc được giao của Quy chế, NLĐ nào đạt được chỉ số từ 80 – 100% thì sẽ được xem là hoàn thành xuất sắc công việc được giao và sẽ được hưởng các ưu đãi lao động hay những ưu đãi khác theo chế độ phúc lợi lao động của DN. Nếu NLĐ nào đạt được từ 50 – 70% thì được xem như là hoàn thành tốt công việc được giao. Trong khi đó, NLĐ nào chỉ đạt được từ 30 – 50% sẽ được xem như là hoàn thành công việc được giao ở mức chấp nhận được. Cuối cùng, NLĐ nào chỉ đạt được dưới 30% thì sẽ được xem như là không chấp nhận được. Trong các điều khoản này, DN nên quy định rằng NSDLĐ sẽ có quyền gửi cảnh cáo bằng văn bản cho NLĐ tối đa là bao nhiêu lần về việc hoàn thành công việc ở mức không chấp nhận được và đưa ra cho NLĐ một khoảng thời gian hợp lý để NLĐ cố gắng cải thiện mức độ hoàn thành công việc của mình. Quy chế cũng phải quy định một cách rõ ràng rằng NSDLĐ sẽ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ nếu sau khoảng thời gian hợp lý đó mà d NLĐ vẫn không cải thiện được chất lượng làm việc của mình.
